10 trucos para que reduzcas tu tiempo gestionando e-mails
La gestión diaria de los correos electrónicos puede llegar a ser una tara que lleve mucho tiempo y ya se sabe, cuanto más tiempo se gaste, menos productividad habrá, algo a lo que ninguna empresa está dispuesta a hacer.
Cómo reducir el tiempo gestionando e-mails
Se recomienda limitar el tiempo que se le dedica al correo. Controlar correctamente el tiempo debe formar parte de tu rutina diaria y esto te ayudará a resolver esa tarea rápidamente y a tener una gran efectividad porque solo dedicarás ese tiempo a la gestión de los correos electrónicos.
Hay que evitar a toda costa el correo indeseado de forma permanente. Bloquea aquellas direcciones de correo o incluso dominios enteros para evitar recibir spam que nos haga perder el tiempo filtrándolo todos los días.
En los correos electrónicos hay que usar asuntos completos y si es posible, una explicación para los correos reenviados. Poner asuntos en los correos nos permitirá encontrar los correos de una manera mucho más rápida, haciendo que perdamos menos tiempo en esta tarea.
Si es posible, se recomienda programar los correos para el momento adecuado. Para ello, hay aplicaciones que permitirán jugar con el momento de envío y recepción de los correos.
No dejes que se te acumulen los correos electrónicos
En caso de recibir muchos correos importantes a diario, se recomienda procesar rápidamente lo que ha llegado hasta el momento. Es una forma estupenda para evitar que se nos acumulen los correos, así que no dudes en poner en marcha la norma FIFO (First In First Out).
Es aconsejable no abusar de las opciones de CC, CCO, Reenviar y Responder a todos. En caso de querer enviar un correo electrónico a mucha gente pero no quieres que las respuestas se conviertan en una cadena, lo que hay que hacer es hacerlo con copia oculta para que solamente nos respondan a nosotros.
Siempre se ha dicho que la productividad individual depende de la grupal. Lo que se recomienda es acostumbrar a los compañeros y clientes, a seguir varias pautas que ayuden no solo a gestionar su correo sino a que los demás puedan hacerlo correctamente.
En caso de que haya que irse de vacaciones, es necesario activar la respuesta automática. De esta forma no solamente se evitará tener un gran número de correos cuando se vuelva de vacaciones y de esta forma, tanto clientes como personal de otros departamentos o proveedores comprendan por qué no les contestas.
Aplicar la regla de los dos minutos puede ser una formidable alternativa. Es una regla que consiste en llevar a cabo y de forma inmediata lo que se pueda hacer en unos dos minutos. Parece una tontería, pero puede llegar a aumentar la productividad notablemente.
Para finalizar, nunca hay que comenzar el día consultando el correo electrónico, una de las manías que muchas personas tienen cuando se ponen frente a su equipo informático en su centro de trabajo. No resulta productivo, lo más aconsejable es hacer un planning del día y determinar un horario para gestionar el correo electrónico.
